Bardzo istotnym elementem inwentaryzacji jest zapisywanie i gromadzenie wszystkich wiarygodnych informacji dotyczących obecności wilków i rysi w kompleksie leśnym w ciągu całego roku. W tym celu, formularze obserwacyjne (karty monitoringu wilka i rysia) należy rozdać terenowym służbom leśnym. Na formularzach tych należy zapisywać:
- wszystkie (wiarygodne) spotkania wilków i rysi na terenie nadleśnictwa, z podaniem daty, godziny, lokalizacji, liczby osobników i ewentualnie ich wieku i płci;
- odnalezione martwe wilki i rysie z podaniem przyczyny śmierci, daty, lokalizacji, wieku i płci osobnika;
- usłyszane wycie wilków, z zaznaczeniem dokładnej daty, pory dnia, miejsc z których ono dochodziło, liczby osobników, oraz ewentualnej obecności i liczby szczeniąt.
Informacje o znanych miejscach rozrodu, tj.: przypadkowo znalezionych norach lub obserwowanych szczeniętach, z podaniem opisu miejsca, jego lokalizacji oraz roku (lat), w którym miejsce to było użytkowane przez drapieżniki. Trzeba przy tym pamiętać, że wilk i ryś są gatunkami chronionymi i niedozwolone jest niepokojenie ich w okresie rozrodu. Dlatego też, ewentualne miejsca rozrodu można sprawdzać dopiero po definitywnym opuszczeniu ich przez młode, tj. nie wcześniej niż w sierpniu.
Znalezione ofiary wilków i rysi z podaniem daty, miejsca, gatunku drapieżnika i ew. liczby osobników stwierdzonych przy ofierze, gatunku ofiary, wieku i płci ofiary (dotyczy to zarówno zwierząt dzikich jak i hodowlanych).
Napotkane tropy drapieżników, z podaniem liczby osobników. Wskazany jest pomiar tropów (długość i szerokość tropu), gdy jest to możliwe. Tropy wilków należy mierzyć z pazurami, a tropy rysi bez pazurów i bez odbicia sierści okalającej trop.
Lokalizacje odchodów drapieżników, z podaniem daty znalezienia, ich liczby oraz opisem miejsca (np. na drodze, na skrzyżowaniu, w lesie, itp.). Jeśli świeże odchody są regularnie znajdowane w jednej okolicy, każdorazowo należy to odnotować.
Bardzo istotne jest podanie dokładnego miejsca, daty i ew. godziny, a przede wszystkim nazwiska obserwatora. Elementem ułatwiającym późniejszą analizę danych (określenie współrzędnych geograficznych) byłaby mapka z naniesionymi ważniejszymi obserwacjami.
Wszystkie wypełnione karty monitoringu wilka i rysia powinny być zbierane przez osobę odpowiedzialną za liczenia drapieżników w nadleśnictwie lub parku.
Raz na kwartał (marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień) kopie kart (lub pliki komputerowe z wypełnionymi kartami) powinny być przesłane na adres:
Instytut Biologii Ssaków PAN, ul. Waszkiewicza 1, 17-230 Białowieża
lub pocztą elektroniczną na email: wilkrys@zbs.bialowieza.pl.
Kopie powinien otrzymać także koordynator rejonu inwentaryzacyjnego.
O przypadkach znalezienia martwych wilków lub rysi należy niezwłocznie powiadomić Instytut Biologii Ssaków PAN w Białowieży (pocztą elektroniczną lub telefonicznie). W takich sytuacjach, o ile to możliwe, należy również pobrać niewielkie próbki tkanek do badań genetycznych. Próbki te należy zamrozić.