Wszystkie zebrane informacje powinny być zapisywane przez służby terenowe na kartach monitoringu wilka i rysia, a tropienia dodatkowo naniesione na mapy zgodnie z zaleceniami i terminami zamieszczonymi w szczegółowych instrukcjach. Do nanoszenia informacji możliwe jest również wykorzystanie map numerycznych. Takie informacje mogą być przekazywane w wersji cyfrowej.
Kopie wszystkich materiałów (wypełnione karty monitoringu wilka i rysia oraz mapki terenowe z tropień) należy przesyłać raz na kwartał (marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień) do Instytutu Biologii Ssaków PAN w Białowieży. Możliwe jest także przesyłanie ich drogą elektroniczną.
Oryginały kart i mapek powinny być przechowywane w nadleśnictwach i parkach narodowych.
Nadleśnictwa i parki narodowe położone w tych częściach Polski, gdzie wilk i ryś nie występują, proszone są o potwierdzanie braku obecności dużych drapieżników raz do roku (w marcu). Informacja taka może być przekazywana pocztą elektroniczną lub też w sposób zbiorczy przez regionalne dyrekcje Lasów Państwowych. W przypadku pojawienia się wilka lub rysia na terenie, gdzie dotychczas on nie występował, należy pilnie przesłać stosowną informację do Instytutu Biologii Ssaków PAN.